No ano de 2005, a Administração Pública Federal regulamentou o pregão na sua forma eletrônica proporcionando amplitude na participação e divulgação das contratações, bem como, otimização dos recursos humanos e financeiros públicos.
A ferramenta disponível por meio web para realização do pregão eletrônico funciona da seguinte forma: quando o licitante interessado realiza um cadastro no portal do órgão solicitante, a partir de então, esse fornecedor receberá uma senha que lhe permitirá acesso à opção para certificação da empresa. Após finalizar a certificação, o fornecedor já estará apto a participar daquele referido pregão, podendo cadastrar sua proposta. Assim, em dia e horário devidamente pré-determinado, ocorrerá as rodadas de lances entre os fornecedores que realizaram o cadastro de suas propostas.

No pregão eletrônico, a comunicação com o pregoeiro se dá por meio de chat (bate-papo) de modo que há sigilo da identidade das empresas, inclusive para o próprio pregoeiro, até que seja finalizada a etapa de lances. Depois de declarada a proposta vencedora, serão reveladas as identidades das empresas participantes e iniciará o prazo para que a empresa vencedora apresente sua documentação de habilitação, por meio eletrônico no próprio sistema ou por meio físico a ser apresentado no departamento do órgão.

Como se pode ver, o processamento eletrônico para a busca da proposta de menor preço no pregão, agiliza o processo burocrático sem que para isso tenham que ser feridos os princípios da Administração Pública, tais como eficiência, celeridade, economicidade, isonomia. Tanto assim que, atualmente, na Administração Pública Federal, para a contratação de bens e serviços comuns deverá se utilizar obrigatoriamente o pregão na sua forma eletrônica, e em casos excepcionais poderá utilizar na forma presencial.

As inovações tecnológicas passaram a fazer parte do cotidiano das contratações públicas, a começar pelo pregão eletrônico. Mas também, tem funcionado para amenizar um dos grandes problemas na fase de planejamento, que são as cotações de preços para formação do valor estimado.

Assim, o painel de preços passou a desafogar um dos obstáculos para a eficiência das contratações, este instrumento visa racionalizar os gastos, além de disponibilizar dados confiáveis e mais transparentes. O painel de preços desenvolvido pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão do governo federal, extraindo os dados de compras públicas realizadas e homologadas pelos sistemas Comprasnet e SIAG e catalogando-as para serem fontes de pesquisa. Dessa forma, os órgãos públicos e licitantes de todo Brasil terão acesso amplo e gratuito a este catálogo para pesquisa e comparação de preços de referências visando a aquisição de bens ou a contratação de serviços de modo geral.

Outras inovações que auxiliam no cotidiano dos órgãos públicos são os robôs que analisam editais, atas de preços e até relatórios do Tribunal de Contas da União, que nada mais são que, sistema, ou seja, acrônimo de Análise de Licitações e Editais, também criado pelo Ministério da Transparência e Controladoria da União (CGU), em 2015. O primeiro robô é o ALICE, não necessariamente um robô com estrutura física, mas linhas e linhas de códigos de programação, os quais analisam editais e atas de registros de preços farejando possíveis fraudes em licitações e apontando quais as irregularidades podem contar estes documentos, inclusive relacionando-os.

O robô ALICE já está operando formalmente desde 2017 e desde então, diariamente as 19h emite relatórios e os envia via e-mail para os auditores de modo a fazer varreduras de documentos publicados no Comprasnet. Além do sistema ALICE, os órgãos federais contam também com outros dois robôs SOFIA e MÔNICA que também analisam conteúdos e caçam fraudes.

O sistema SOFIA busca possíveis incongruências nos textos e relatórios produzidos pelos auditores e também os organizar por informações e sugere outras referências. SOFIA em suas atividades, por exemplo, em um texto que propõe punição a uma empresa, pode indicar se há sanções contra a empresa, ou companhia ou se consta em processos no tribunal. Ou ainda aponta se a empresa possui outros contratos com a Administração Pública.

Foram verificados fatores negativos intrínsecos na utilização das tecnologias, no caso de participação em pregão eletrônico quando algumas empresas se utilizam de robôs para ofertarem lances num espaço de frações de segundos. Estes “robôs” tem a finalidade de darem lances automáticos e simultâneos, ficando a licitante sempre com menor preço que dos concorrentes. Mas, vale destacar que, a utilização de programação não autorizados pela Administração, visando lograr vantagem constitui ilícito de fraude em licitações, podendo sofrer punições severas.

De modo geral, o sucesso das operações realizadas em virtude da utilização da tecnologia nas contratações públicas passa pela necessidade de uma constante preocupação com a segurança dos procedimentos e das informações, principalmente, pela interferência de terceiros, como o caso do pregão eletrônico. Os principais pontos positivos, notadamente quanto à inserção da tecnologia, é a expansão e participação geográfica das informações e a transparência dos processos, sendo facilmente acessível aos cidadãos, e por fim, a redução nos custos com o suporte da tecnologia junto aos servidores, ampliando até a eficiência na apuração dos casos.